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        湖北省黃岡中學
        治理現代化
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        黃岡中學關于進一步加強和改進檔案工作的意見
        2020-10-03 00:00:00 返回列表

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        黃岡中學關于進一步加強和改進檔案工作的意見

        (2020330日印發)

        為了規范我校的檔案管理工作,使檔案更好地為學校各項工作提供服務,參照《機關檔案管理規定》(國家檔案局第13號令)《湖北省企業、科技事業單位目標管理考評辦法》《湖北省中小學校檔案管理暫行辦法》等文件,結合我校實際,特制定本意見。

         

        第一章 檔案的形成與收集

        第一條 學校下列文件材料應當納入收集范圍。學校在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;學校設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;學校承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;學校所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;學校向社會和個人征集的與學校有關的文件材料等。結合我校實際,在黃岡市檔案局相關科室的指導下,學校制定了《黃岡中學檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表(審定稿)》(附件一)??紤]到檔案室收集的資料主要來自學校各個處室和三個年級,為了方便大家操作,學校檔案室對《審定稿》進行了分解,擬定了《各處室各年級檔案收集范圍》,為各處室、各年級收集整理上交檔案材料提供了任務和清單。

        第二條  收集范圍。參照《各處室各年級檔案收集范圍》(附件二)。

        第三條  收集方式。存檔材料為原件。與原件相對應的電子文件一并收集。目前學校還達不到電子文件歸檔的條件,現有的電子文件只能作為資料保存,文件真實性以紙質檔案為準。學校沒有OA系統(辦公自動化系統),只是通過WORD、EXCEL形成的文件,是不能作為電子檔案的,因為無法驗證是否與原件一致,但可以收集起來作為資料供參閱。學校給每個處室和年級配備檔案盒,處室主任和年級主任將收集的材料放到檔案盒里,由檔案員上門去取,無需送達。電子文件由各處室主任和年級主任傳送至郵箱369746089@qq.com。

        第四條  收集時間。文書檔案應當在活動結束后立即移交。會計檔案應在財務部門存放一年后移交?;n案在項目竣工驗收后三個月內移交。儀器設備檔案在設備調試完畢后立即移交,確因工作需要的可復制留存。重大活動、重要會議、外出考察、音像、照片、電子、實物等檔案資料隨時移交。學校專職檔案員每周通過上門、打電話、QQ聊天等方式與各處室主任和各年級主任至少聯系一次。

        第五條  各處室、各年級應依據歸檔范圍,按時認真做好文件材料的移交工作,履行登記手續,留存備查。

        第六條  責任與落實。處室主任和年級主任是第一責任人,負責本處室或年級檔案收集和移交工作。年級可指派一名副主任負責協助主任做好本年級檔案工作。

         

        第二章  檔案的整理與歸檔

        第七條   文書檔案、聲像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理??萍紮n案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

         

        第三章  檔案的保管與保護

        第八條  根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。

        第九條  做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

        第十條  檔案工作人員應當每天監測和記錄庫房溫濕度,根據需要采取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備,確保正常運轉;定期清掃除塵,保持庫房清潔;定期采取措施,防治鼠蟲霉等。

        第十一條  定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查,定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查,發現問題應當及時處理,并建立檢查和處理情況臺賬。

        第十二條  檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整,盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作,必要時進行復制備份,做出修復說明。

         

        第四章  檔案的利用與開發

        第十三條  保管的檔案對外提供利用的,需經本單位負責人批準。利用檔案應當履行查閱手續,進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。

        第十四條  積極推進檔案信息開發工作,采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編(比如歷年升學數字匯編、清北數據匯編等)、專題文件匯集,以及舉辦陳列展覽等多種形式,發揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

         

        第五章  檔案的信息化建設

        第十五條  學校要積極開展建設數字檔案室,統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。在全部數字化的基礎上,逐步實施紙質檔案數字復制件的全文識別,將現有圖像數據轉化為文本信息,便于檢索和開發利用。

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